Mehr Effizienz für Geschäftsprozesse

Aufgrund der vielen unterschiedlichen Anforderungen war ein flexibles System wie ELOprofessional die richtige Wahl für die Firma Schmetterling Reise- und Verkehrs-Logistik GmbH.
Im ersten Schritt wurde eine Schnittstelle für das bestehende ERP System implementiert, welche alle ausgehenden Belege archiviert. Dieses System stellt auch Passagierlisten und Informationen für ELO zur Verfügung, welche von dem jeweiligen Berufskraftfahrer eingesehen werden können, um jederzeit den Überblick über die Passagiere zu haben. Die Eingangsbelege werden mithilfe des ELO DocXtractor gescannt, automatisiert erkannt und in ELO abgelegt. Über verschiedene Schnittstellen wird bei den eingehenden Rechnungen automatisch die korrekte Kontierung und Buchung vorgeschlagen. Diese kann in einem Workflow mit bis zu drei Freigabestufen geprüft, angepasst und freigegeben werden. Die Fristüberwachung von ELO sorgt dafür, dass alle Belege zeitnah und schnell geprüft und gezahlt werden können. Im Bereich der Werkstatt ist es notwendig, schnell auf Probleme an Fahrzeugen reagieren zu können,um den Ausfall der Fahrtzeiten möglichst gering zu halten. Hierzu hat die Firma MR Datentechnik ein eigenes Web Portal entwickelt, welches über Terminals oder mobil über Smartphones von den Berufskraftfahrern verwendet wird, um Schäden an den Fahrzeugen zu melden. Ein Workflow innerhalb von ELO steuert den Reparaturprozess und informiert die verantwortlichen Personen über Arbeitsanweisungen bezüglich der zu erledigenden Tätigkeiten. Der Werkstattmitarbeiter kann die Reparatur dann digital als erledigt markieren oder sie über einen ausgedruckten und ausgefüllten Reparaturauftrag mit Barcode automatisch fertigstellen. Verträge werden über das Modul „ELO Business Solution Contract“ verwaltet. Mit dieser Standardlösung können Verträge archiviert, Kosten überwacht und Fristen eingehalten werden. Hierzu wurden verschiedene Systeme, wie zum Beispiel Addison, mit den Vertragspartnern an die Lösung angepasst. Auch die Ablage der Verträge innerhalb der acht unterschiedlichen Mandanten mit entsprechenden Zugriffsrechten war eine Anforderung, die umgesetzt worden ist.