Geschäftsprozesse voll automatisiert und effektiv steuern

Optimierung und Abbildung der Geschäftsprozesse mittels ELO-Workflow
Die Implementierung von ELOprofessional erfolgte innerhalb von 8 Wochen, die Schulung der involvierten Mitarbeiter in 2 Tagen. Im Anschluss daran wurden in zwei aufeinander folgenden Schritten die Prozesse rund um Bestellungen sowie Auftragsabarbeitung analysiert und mithilfe des ELO Workflow-Moduls digital abgebildet.

Ablauf Bestellprozess:
Seither werden die Bestellungen über das System für Customer-Relationship-Management (CRM) von PDS erstellt und per E-Mail weitergeleitet. Der Versand der E-Mail löst in ELOprofessional den Start des eigens dafür entwickelten Workflows aus. Alle am Prozess beteiligten Abteilungen sind in den Workflow eingebunden, indem die jeweiligen Mitarbeiter über das ECM-System spezifische Aufgaben zugewiesen bekommen. Die in den Workflow einbezogenen Personen werden mit Hilfe automatischer Feed-Beiträge in Chat-Form laufend über den aktuellen Bearbeitungsstatus informiert. Zudem werden alle vorgangsbezogenen relevanten Dokumente zur besseren Übersicht automatisch mit dem Bestellvorgang verknüpft.

Ablauf Auftragsbearbeitungsprozess:
Um die automatisierte Auftragsbearbeitung umzusetzen, war es zunächst erforderlich, die vom CRM-System PDS erzeugten Belege im ECM-System zu archivieren. Wird nun ein Angebot in ELOprofessional abgelegt, startet der dafür generierte ELO-Workflow. Der zur Steuerung und Dokumentation der Auftragsbearbeitung benötigte Begleitzettel wurde als Workflow-Formular abgebildet. Hat der Kunde das Angebot angenommen, erfolgt die weitere Bearbeitung Workflow-basiert durch die zuständigen Abteilungen, sprich die jeweiligen Aufgaben werden direkt an die Verantwortlichen delegiert.

Mobiles Arbeiten:
Um den im Außendienst tätigen Projektleitern, Monteuren und Vertriebsmitarbeitern auch außerhalb des Büros eine Teilnahme am ELO-Workflow zu ermöglichen, hat Zimmermann zusätzlich die ECM-App ‚ELO for Mobile Devices’ implementiert. Die Mitarbeiter sind seither in der Lage, die vorgangsbezogenen Dokumente auch mobil über das Smartphone oder Tablet zu prüfen und freizugeben. So können sie vollkommen unabhängig vom Standort agieren.

E-Mail Archivierung:
Die automatische Archivierung der E-Mails aus dem Infopostfach erfolgt über das Modul ‚ELOxc for Microsoft EWS’ direkt aus Office 365. So lässt sich eine rechtskonforme E-Mail-Archivierung sicherstellen und außerdem das zentrale Postfach entlasten.